Powiat Toruński

System Zarządzania Jakością ISO 9001

Istotą funkcjonowania samorządu terytorialnego i sensem istnienia urzędów jest jak najpełniejsza realizacja potrzeb mieszkańców poprzez profesjonalne świadczenie usług na ich rzecz. Aby iść z duchem czasu i sprostać rosnącym wymaganiom w tym zakresie od marca 2009 roku Starostwo Powiatowe w Toruniu wdrażało System Zarządzania Jakością zgodny z międzynarodową normą: „ PN-EN ISO 9001:2009”. W roku 2018 wdrożono nową normę PN-EN ISO 9001:2015-10.

Skrót ISO powstał od pierwszych liter nazwy ang. International Organization for Standardization – czyli Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej zajmującej się określaniem wymagań i norm dla różnych dziedzin życia społecznego i gospodarczego, w tym także dla administracji państwowej i samorządowej.

Celem wdrożenia tego systemu są przede wszystkim: poprawa funkcjonowania  Urzędu tak, by był on przyjazny mieszkańcom powiatu, poprawa jakości świadczonych usług, efektywności pracy oraz doskonalenie warunków organizacyjnych i technicznych Starostwa.

Starosta Toruński powołał pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) w osobie Sekretarza Powiatu, wyznaczył zespół wdrożeniowy i audytorów wewnętrznych oraz zatwierdził „Politykę Jakości”. Wysoką jakość obsługi klientów staramy się zapewnić poprzez szybkie, terminowe i zgodne z prawem, a zarazem staranne i życzliwe załatwianie spraw. Wdrożenie koncepcji e-Urzędu do obsługi klienta drogą elektroniczną, bez konieczności osobistej wizyty w Starostwie oraz przygotowanie kompetentnej i odpowiedzialnej kadry pracowników pozwoli ponieść efektywność pracy.

Starostwo Powiatowe w Toruniu wdrożyło w roku 2010 i utrzymuje do dnia dzisiejszego właściwie System Zarządzania Jakością ISO 9001 zgodny z międzynarodową normą PN-EN ISO 9001:2015-10, na co posiadamy ważny certyfikat Nr 883/2010 wystawiony przez Polską Izbę Handlu Zagranicznego Certyfikacja z Gdyni. Certyfikat został odnowiony w roku 2019 i obecnie posiada ważność do 30 maja 2022 roku.

Normę tę mogą stosować wszystkie organizacje, niezależnie od ich wielkości i rodzaju. Ukierunkowana jest ona na zrozumienie i spełnienie wymagań klienta, a więc określonych potrzeb względem wyrobów danej organizacji, przyjęcie podejścia procesowego, dostarczanie wyników skuteczności procesów oraz ich ciągłe doskonalenie, w oparciu o obiektywne pomiary. Standard ten zaleca objęcie procesów organizacji cyklem PDCA, znanym również jako Cykl Deminga oraz zarzadzanie ryzykiem tak aby zminimalizować zagrożenia w realizacji poszczególnych procesów.

Do głównych wymagań normy ISO 9001 należą: wprowadzenie nadzoru nad dokumentacją i zapisami, zaangażowanie kierownictwa w budowanie systemu zarządzania jakością, usystematyzowanie zarządzania zasobami, ustanowienie procesów realizacji wyrobu, dokonywanie systematycznych pomiarów (zadowolenia klienta, wyrobów, procesów) oraz zarządzanie ryzykiem w Starostwie.

Wszystkie te wymagania są szczegółowo opisane w przedmiotowej normie i uwzględniają osiem zasad jakości:

• zorientowanie na klienta (pozycja organizacji na rynku jest zależna od jej klientów);
• przywództwo (kierownictwo organizacji wypracowuje kierunki jego rozwoju);
• zaangażowanie ludzi (najcenniejszym dobrem organizacji są ludzie);
• podejście procesowe (skuteczność i efektywność organizacji zależą w głównej mierze od jakości realizowanych w niej procesów).
• systemowe podejście do zarządzania (zarządzanie jakością jest traktowane jako zarządzanie wzajemnie ze sobą powiązanymi procesami);
• ciągłe doskonalenie (stałym celem organizacji jest ciągłe doskonalenie realizowanych w niej procesów);
• rzeczowe podejście do podejmowania decyzji (podejmowanie decyzji opiera się na analitycznej, logicznej bądź intuicyjnej analizie wszelkich dostępnych danych i informacji);
• wzajemne korzyści w stosunkach z dostawcami (tworzenie wzajemnie korzystnych stosunków z dostawcami materiałów i usług stanowi dla organizacji gwarancję wysokiej jakości).

Certyfikat otrzymaliśmy 26 marca 2010 roku ale pracę nad tym systemem celem jego właściwego utrzymania prowadzimy ciągle, Urząd nasz poddawany jest corocznie audytowi zewnętrznemu celem zebrania dowodów i potwierdzenia, ze system działa właściwie. Auditowany obszar to: „Świadczenie usług administracji samorządowej związanych z realizacją zadań publicznych własnych i zleconych zaspokajających potrzeby społeczności lokalnej oraz zapewniający wszechstronny rozwój powiatu toruńskiego”.

Pełnomocnik SZJ Czesław Makowski